Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser
como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro
curso más avanzado.
CREAR BASE DE DATOS
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en
los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona
Access 2007.
Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones.
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de
este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso
al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste
en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y
otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de
datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se
utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la
rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica
que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o
cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con
formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los
255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número
la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y
Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal
permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los
que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de
hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos.
Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y
4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio
que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada
como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un
único registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una
lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de
una población.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar
relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla
(tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los
habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá
(estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más
de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se
venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo
podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las
dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada
con clientes y con artículos.
